Merryvent (EnjoyGroup Sp. z o.o., Polska) może podpisać umowę dostawy dla pojedynczego zamówienia lub umowę ramową na powtarzalne sezony, NDA na życzenie w celu ochrony logo i nieopublikowanych materiałów marki oraz umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) zgodnie z RODO, gdy przetwarzamy listy adresowe odbiorców. Zatwierdzona grafika i wycena stanowią wiążącą specyfikację produktu.
Który dokument odpowiada Państwa zamówieniu
Pojedyncze zamówienie na kalendarze adwentowe dla biura zwykle obejmuje nasza wycena na piśmie oraz Państwa zamówienie zakupu lub podpisane potwierdzenie. Wycena opisuje produkt, brandowanie, ilość, opakowanie, dostawę i cenę, a zatwierdzona grafika określa, co zostanie wyprodukowane.
Jeśli planują Państwo zakupy co sezon, realizację kilku programów równolegle lub udział działu prawnego, sensowne może być osobne porozumienie. Możemy pracować na naszym wzorcu lub przejrzeć Państwa dokument. Warunki różniące się od wyceny ustalane są przed potwierdzeniem zamówienia.
Dokumenty, które możemy podpisać
Zatwierdzenie grafiki jako wiążąca specyfikacja
Przed produkcją otrzymają Państwo finalny proof cyfrowy pokazujący produkt, położenie i wielkość logo, kolory, tekst oraz opakowanie. Po pisemnym zatwierdzeniu zatwierdzona grafika wraz z wyceną stanowi wiążącą specyfikację. Produkujemy to, co zostało zatwierdzone; zmiany po zatwierdzeniu są możliwe tylko w zakresie dopuszczalnym przez produkcję i mogą wpłynąć na terminy.
Dla większych programów do procesu zatwierdzania można dodać fizyczny próbny egzemplarz przedprodukcyjny. Czy jest on uwzględniony i ile czasu zajmuje, ustalane jest w wycenie. Dzięki temu akceptacja jest prosta: dostarczone towary są sprawdzane względem zatwierdzonego proofu i wyceny, a nie wobec oczekiwań, które nie zostały zapisane.
Co zwykle obejmuje umowa
| Specyfikacja | Produkt, materiały lub zawartość, metoda brandowania, opakowanie, zatwierdzona grafika |
|---|---|
| Ilości | Stała ilość na zamówienie; tolerancje, jeśli produkcja tego wymaga, podane z góry |
| Harmonogram | Termin dostarczenia grafiki, okno produkcyjne, daty wysyłki i dostawy |
| Dostawa | Hurtowo lub według listy adresowej; Incoterms i DDP dla miejsc spoza UE |
| Odbiór | Kontrola zgodności z zatwierdzoną grafiką; sposób zgłaszania uwag |
| Płatność | Przynajmniej 50% przedpłaty przy zamówieniu, pozostałość przed wysyłką |
| Poufność | NDA lub klauzula poufności na życzenie |
| Dane osobowe | DPA zgodnie z RODO, gdy przetwarzane są listy adresowe |
Poufność materiałów marki
Logotypy, wytyczne brandowe i materiały kampanii są wykorzystywane wyłącznie w związku z Państwa zamówieniem. Na życzenie podpisujemy NDA przed udostępnieniem nieopublikowanych materiałów, na przykład nowej identyfikacji marki planowanej na styczeń lub premiery produktu, który pojawi się w prezencie. Nie pokazujemy Państwa spersonalizowanych produktów w naszych materiałach marketingowych bez Państwa zgody.
Listy adresowe i RODO
Gdy wysyłamy do adresów domowych pracowników lub klientów, przetwarzamy dane osobowe w imieniu Państwa firmy. Używamy listy wyłącznie do produkcji spersonalizowanych przedmiotów i realizacji dostawy, przekazujemy przewoźnikom jedynie niezbędne dane i usuwamy dane adresowe po dostawie oraz po uzgodnionym okresie roszczeń. Umowa powierzenia przetwarzania danych jest dostępna na życzenie. Szczegóły znajdują się na multi-address delivery oraz w naszym privacy notice.
Jak uzgadniamy umowę
Proszę powiedzieć, czego Państwo potrzebują
Pojedyncze zamówienie, umowa ramowa, NDA, DPA lub Państwa własny wzorzec.
Sporządzenie projektu lub przegląd
Przesyłamy nasz projekt lub uwagi do Państwa dokumentu.
Zgodność z wyceną
Warunki handlowe w umowie odpowiadają pisemnej wycenie.
Podpis i zamówienie
Zamówienia realizowane są na podstawie podpisanej umowy.
Poproście o ofertę
W briefie prosimy wskazać, jakich dokumentów wymaga Państwa firma. Potwierdzimy, co można podpisać i jak wpisuje się to w Państwa harmonogram.
Poproście o ofertę lub napiszcie na hello@merryvent.com, telefon +48 577 723 719.
Najczęściej zadawane pytania
Czy potrzebna jest umowa przy małym zamówieniu?
Zazwyczaj nie. Pisemna wycena, zamówienie zakupu i zatwierdzone materiały graficzne określają zamówienie. Umowa jest dostępna, jeśli wymaga tego Państwa polityka.
Czy podpiszecie nasze NDA?
Tak, na życzenie. Prosimy przesłać je wraz z briefem — przejrzymy je przed udostępnieniem materiałów poufnych.
Czy możemy ustalić warunki na kilka sezonów?
Tak, w ramach umowy ramowej. Produkty, proces zatwierdzania i procedura zamawiania są ustalone; ilości i terminy dla każdego sezonu potwierdzane są w poszczególnych zamówieniach.
Co jeśli dostarczone towary różnią się od zatwierdzonych materiałów graficznych?
Specyfikacją są zatwierdzone materiały graficzne i wycena. Prosimy zgłosić problem ze zdjęciami — uzgodnimy korektę zgodnie z zapisami w zamówieniu lub umowie.
Czy podpisujecie umowę powierzenia przetwarzania danych dla list adresowych?
Tak, umowa powierzenia przetwarzania danych zgodna z RODO jest dostępna na życzenie.