Merryvent (EnjoyGroup Sp. z o.o., Poland) kan een supply agreement voor een eenmalige bestelling tekenen of een raamovereenkomst voor herhaalde seizoenen, op verzoek een NDA voor logo’s en niet-uitgegeven merkassets, en een data processing agreement (DPA) volgens de AVG wanneer wij ontvangersadressen verwerken. Het goedgekeurde artwork en de offerte vormen de bindende productspecificatie.
Welk document past bij uw bestelling
Een eenmalige bestelling van adventskalenders voor een kantoor wordt doorgaans gedekt door onze schriftelijke offerte en uw inkooporder of ondertekende bevestiging. De offerte beschrijft het product, branding, aantallen, verpakking, levering en prijs, en het goedgekeurde artwork bepaalt wat er geproduceerd wordt.
Als u van plan bent elk seizoen te bestellen, meerdere programma’s parallel te draaien of uw juridische afdeling wilt betrekken, kan een aparte overeenkomst zinvol zijn. We kunnen werken met onze sjabloon of uw document beoordelen. Afwijkende voorwaarden worden overeengekomen voordat de bestelling wordt bevestigd.
Documenten die wij kunnen ondertekenen
Artworkgoedkeuring als bindende specificatie
Voor productie ontvangt u een definitieve digitale proef waarin het product, de positie en afmeting van uw logo, kleuren, tekst en verpakking worden weergegeven. Zodra u deze schriftelijk goedkeurt, is het goedgekeurde artwork samen met de offerte de bindende specificatie. Wij produceren wat is goedgekeurd; wijzigingen na goedkeuring zijn alleen mogelijk indien de productie dat toelaat en kunnen levertijden beïnvloeden.
Voor grotere programma’s kan een fysiek pre-productievoorbeeld aan het goedkeuringsproces worden toegevoegd. Of dit is inbegrepen en hoe lang het duurt, wordt in de offerte afgesproken. Dit maakt acceptatie eenvoudig: de geleverde goederen worden gecontroleerd aan de hand van de goedgekeurde proef en de offerte, niet aan verwachtingen die niet zijn vastgelegd.
Wat een overeenkomst doorgaans omvat
| Specificatie | Product, materialen of vulling, brandingmethode, verpakking, goedgekeurd artwork |
|---|---|
| Aantallen | Vast aantal per bestelling; toleranties waar productie dit vereist, vooraf aangegeven |
| Schema | Artworkdeadline, productievenster, verzend- en leverdata |
| Levering | Bulk of adreslijst; Incoterms en DDP voor niet-EU-bestemmingen |
| Oplevering/acceptatie | Controle aan de hand van het goedgekeurde artwork; hoe issues te melden |
| Betaling | Minimaal 50% vooruitbetaling bij bestelling, restant voor verzending |
| Vertrouwelijkheid | NDA of vertrouwelijkheidsclausule op verzoek |
| Persoonsgegevens | DPA volgens de AVG wanneer adreslijsten worden verwerkt |
Vertrouwelijkheid van merkassets
Logo’s, merkhandboeken en campagne-artwork worden alleen voor uw bestelling gebruikt. Op verzoek tekenen we een NDA voordat u niet-uitgegeven materiaal deelt, bijvoorbeeld een nieuwe merkidentiteit gepland voor januari of een productlancering die op het geschenk verschijnt. We tonen uw gebrande producten niet in onze marketing zonder uw toestemming.
Adreslijsten en AVG
Wanneer we naar thuisadressen van werknemers of klanten verzenden, verwerken we persoonsgegevens namens u. We gebruiken de lijst alleen voor de productie van gepersonaliseerde items en levering, geven aan koeriers alleen de gegevens die zij nodig hebben en wissen de adresgegevens na levering en een afgesproken claimtermijn. Een data processing agreement is op verzoek beschikbaar. Details staan op multi-address delivery en in onze privacy notice.
Hoe we een contract overeenkomen
Vertel ons wat u nodig heeft
Eenmalige bestelling, raamovereenkomst, NDA, DPA of uw eigen sjabloon.
Opstellen of beoordelen
Wij sturen onze conceptovereenkomst of opmerkingen op uw document.
Stem af met de offerte
De commerciële voorwaarden in het contract komen overeen met de schriftelijke offerte.
Ondertekenen en bestellen
Bestellingen worden geplaatst op basis van de ondertekende overeenkomst.
Vraag een voorstel aan
Vermeld in uw brief welke documenten uw bedrijf nodig heeft. Wij bevestigen wat er getekend kan worden en hoe dit in uw tijdlijn past.
Vraag een voorstel aan of e-mail hello@merryvent.com, telefoon +48 577 723 719.
Veelgestelde vragen
Hebben we een contract nodig voor een kleine bestelling?
Meestal niet. De schriftelijke offerte, uw inkooporder en het goedgekeurde artwork bepalen de bestelling. Een contract is beschikbaar als uw beleid dat vereist.
Ondertekent u onze NDA?
Ja, op verzoek. Stuur deze mee met uw briefing en wij beoordelen deze voordat u vertrouwelijk materiaal deelt.
Kunnen we voorwaarden afspreken voor meerdere seizoenen?
Ja, via een raamovereenkomst. Producten, goedkeuringsworkflow en bestelprocedure worden vastgelegd; de hoeveelheden en data per seizoen worden per order bevestigd.
Wat gebeurt er als de geleverde goederen afwijken van het goedgekeurde artwork?
Het goedgekeurde artwork en de offerte vormen de specificatie. Meld het probleem met foto’s en we stemmen een correctie af, zoals beschreven in de order of overeenkomst.
Ondertekent u een DPA voor adressenlijsten?
Ja, een verwerkersovereenkomst onder de AVG is op verzoek beschikbaar.